Формування Реєстру суб'єктів насінництва та розсадництва проходить щорічно. Для включення до Реєстру суб’єктів насінництва та розсадництва фізична особа-підприємець або юридична особа подає заяву до Міністерства розвитку економіки, торгівлі та сільського господарства України (далі Міністерство), в якій, крім відомостей про таку особу, зазначається:
наявність у штатному розписі спеціаліста відповідної кваліфікації для організації насінництва та/або розсадництва або наявність відповідної кваліфікації для організації насінництва та/або розсадництва безпосередньо у фізичної особи-підприємця;
наявність матеріально-технічної бази, необхідної для провадження господарської діяльності у сфері насінництва та/або розсадництва;
ботанічний таксон, назва сорту, категорія (генерація) та кількість (обсяг) насіння, садивного матеріалу, включеного до виробничої програми;
номер і дата видачі документа, на підставі якого фізичною особою-підприємцем або юридичною особою набуто право на використання сорту.
Підзаконні нормативно-правові акти не можуть встановлювати додаткові вимоги для включення до Реєстру суб’єктів насінництва та розсадництва.
Відповідальність за достовірність поданих відомостей несе заявник. Міністерство має право перевіряти відомості, подані заявником, і подавати запити на відповідну інформацію до органів державної влади та органів місцевого самоврядування, а також має доступ до даних державних реєстрів.
Форма заяви затверджується Міністерством та не може передбачати подання фізичною особою-підприємцем або юридичною особою документів, що підтверджують заявлені відомості та одночасно є в розпорядженні будь-яких органів державної влади та/або органів місцевого самоврядування чи містяться у державних реєстрах.
Рішення про включення фізичної особи-підприємця або юридичної особи до Реєстру суб’єктів насінництва та розсадництва або про відмову у включенні до цього реєстру приймається Міністерством протягом 10 календарних днів з дня надходження заяви.
Копія рішення вручається (направляється) фізичній особі-підприємцю або юридичній особі не пізніше наступного робочого дня після його ухвалення. Вручення (направлення) копії рішення здійснюється в будь-який спосіб, що забезпечує наявність доказів здійснення такого вручення (направлення).
Проведення польового оцінювання насінницьких посівів та насаджень з подальшою видачею сертифікатів, що дають право реалізації насіння, передбачено лише у господарствах, занесених до Державного реєстру суб'єктів насінництва та розсадництва.
Заяву про включення до Реєстру суб’єктів насінництва та розсадництва необхідно подавати до початку настання строків проведення польового оцінювання за адресою: 01001, м. Київ вул. Хрещатик 24, Міністерство розвитку економіки, торгівлі та сільського господарства України.